BDO Belgia
Zakres usług BDO w Belgii dla polskich przedsiębiorców — księgowość, VAT, kadry i doradztwo podatkowe
BDO w Belgii oferuje kompleksowy wachlarz usług skrojonych pod potrzeby polskich przedsiębiorców, którzy prowadzą lub planują działalność na rynku belgijskim. Od prowadzenia pełnej księgowości zgodnej z belgijskim prawem, przez obsługę VAT, aż po zarządzanie kadrami i wsparcie w zakresie doradztwa podatkowego — lokalne biura BDO łączą znajomość przepisów z doświadczeniem w obsłudze firm transgranicznych. Dzięki polskojęzycznym doradcom i zintegrowanym narzędziom cyfrowym procesy są prostsze, szybsze i bardziej przewidywalne dla przedsiębiorców z Polski.
Księgowość i sprawozdawczość to serce ofert BDO: prowadzenie ksiąg według belgijskich standardów, przygotowanie rocznych sprawozdań do National Bank of Belgium, obsługa raportów finansowych i elektronicznych deklaracji. BDO zapewnia zarówno pełną outsourcingową obsługę księgową, jak i wsparcie w formie outsourced CFO — periodiczne analizy cash flow, budżetowanie oraz raportowanie dostosowane do oczekiwań inwestorów i instytucji finansowych. Dla firm e-commerce i importerów istotna jest także obsługa Intrastat, e‑faktur oraz rozliczeń transgranicznych.
VAT i compliance — rejestracja VAT, rozliczenia miesięczne lub kwartalne, obsługa zwrotów VAT oraz interpretacja zasad odwrotnego obciążenia to standardowe elementy wsparcia. BDO pomaga w identyfikacji stawek VAT, optymalizacji łańcucha dostaw pod kątem VAT oraz w rozwiązywaniu sporów z władzami podatkowymi. Dla firm świadczących usługi online dostępne jest wsparcie w zakresie OSS/MOSS i rozliczeń w wielu jurysdykcjach, co minimalizuje ryzyko i administrację.
Kadry i płace w Belgii wymagają znajomości systemu ONSS, składek społecznych, zasad wynagrodzeń, podatku u źródła i regulacji dotyczących delegowania pracowników. BDO oferuje kompleksową obsługę płacową: naliczanie wynagrodzeń, deklaracje do urzędów, umowy o pracę zgodne z belgijskim prawem oraz doradztwo przy zatrudnianiu pracowników zagranicznych i przy oddelegowaniach. Dzięki temu przedsiębiorca z Polski może skoncentrować się na rozwoju biznesu, a nie na zawiłościach kadrowo‑płacowych.
Doradztwo podatkowe i planowanie międzynarodowe to element, który najczęściej decyduje o efektywności działalności transgranicznej. BDO wspiera w optymalizacji CIT, strukturze grup kapitałowych, transfer pricing, a także w wykorzystaniu umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania między Polską a Belgią. Usługi obejmują audyty podatkowe, negocjacje z urzędami, przygotowanie opinii podatkowych oraz wsparcie przy transakcjach M&A. Dla polskich przedsiębiorców ważne jest, że doradztwo jest praktyczne, zorientowane na oszczędności podatkowe i zgodność z lokalnymi przepisami.
Rejestracja firmy z BDO: wybór formy prawnej (BV/SRL), KBO, numer VAT i formalności krok po kroku
Rejestracja firmy w Belgii z BDO to proces, który warto przejść z doradcą – zwłaszcza jeśli jesteś polskim przedsiębiorcą stawiającym pierwsze kroki na rynku belgijskim. Już na etapie wyboru formy prawnej BDO pomaga ocenić, czy najkorzystniejsza będzie BV/SRL (belgijska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), czy inna struktura. Kluczowe korzyści BV/SRL to ograniczona odpowiedzialność wspólników oraz elastyczność w kształtowaniu kapitału (w praktyce brak ustawowego minimalnego kapitału, jednak wymóg realnego finansowania), co często odpowiada polskim firmom planującym działalność w Belgii.
W praktyce wybór formy prawnej determinuje kolejne formalności: przygotowanie statutu, sposób powołania zarządu oraz zakres odpowiedzialności. pomaga przygotować komplet dokumentów (statut, umowy wspólników), ocenić konieczność aktu notarialnego oraz doradzić w kwestii optymalnej struktury udziałów i reprezentacji. Dla przedsiębiorców ważne są też kwestie praktyczne – adres siedziby, odpowiedzialność przedstawicieli i ewentualne wymogi licencyjne dla określonej branży.
Aby ułatwić start, poniżej krótki przewodnik krok po kroku, jak wygląda rejestracja firmy w Belgii z wsparciem BDO:
- Wybór formy prawnej i sprawdzenie nazwy – kontrola dostępności w KBO/BCE.
- Przygotowanie statutu spółki i dokumentów założycielskich; ewentualny akt notarialny (jeżeli wymagany).
- Rejestracja w KBO (Crossroads Bank for Enterprises / Banque-Carrefour des Entreprises) i uzyskanie numeru przedsiębiorstwa.
- Rejestracja dla celów VAT – zgłoszenie do władz podatkowych i nadanie numeru VAT.
- Otwarcie rachunku bankowego spółki, wniesienie wkładów (jeżeli dotyczy) oraz zgłoszenie do systemu ubezpieczeń społecznych (ONSS) przy zatrudnieniu.
- Uzyskanie ewentualnych zezwoleń branżowych i rozpoczęcie działalności.
Typowe dokumenty wymagane przy rejestracji to: dowody tożsamości właścicieli i członków zarządu, potwierdzenie adresu siedziby, statut spółki, potwierdzenie wniesienia wkładów (jeśli dotyczy) oraz pełnomocnictwa. Czas rejestracji zależy od formy prawnej i kompletności dokumentów — wiele procedur można przeprowadzić w ciągu kilku dni do kilku tygodni. BDO ułatwia komunikację z notariuszem, urzędem KBO oraz organami podatkowymi, a także oferuje wsparcie w języku polskim, co znacznie przyspiesza proces i minimalizuje ryzyko błędów.
Jeżeli planujesz działalność transgraniczną lub potrzebujesz optymalizacji podatkowej już na etapie rejestracji, warto skorzystać z doradztwa BDO w zakresie struktury udziałów, rejestracji VAT (w tym EORI dla handlu międzynarodowego) oraz zgodności z lokalnymi przepisami. Skontaktowanie się z lokalnym oddziałem BDO w Belgii pozwoli uzyskać spersonalizowaną wycenę i harmonogram działania – to praktyczny pierwszy krok do bezpiecznego startu Twojej firmy w Belgii.
Koszty współpracy z BDO w Belgii — cennik usług, abonamenty, stawki godzinowe i przykładowe pakiety
Koszty współpracy z BDO w Belgii zależą od modelu rozliczeń i zakresu usług — najczęściej oferowane są trzy formy: abonament miesięczny (stała opłata za bieżącą księgowość i kadry), stawka godzinowa dla doradztwa ad hoc oraz pakiety zryczałtowane na konkretne potrzeby (rejestracja firmy, przygotowanie sprawozdań rocznych, obsługa płac). Ważne słowa kluczowe dla poszukujących informacji to: , cennik usług, abonamenty i stawki godzinowe — przy wyszukiwaniu warto dodać oczekiwany zakres (np. „księgowość + payroll”) aby uzyskać trafne oferty.
Koszty są silnie uzależnione od kilku czynników: forma prawna spółki (np. BV/SRL vs samozatrudnienie), roczny obrót, liczba pracowników, częstotliwość deklaracji VAT, stopień rozliczeń transgranicznych oraz potrzeba wsparcia w języku polskim. Dodatkowo cena rośnie przy konieczności obsługi auditów, transferów wewnątrzgrupowych czy rozliczeń międzynarodowych. BDO zwykle zaczyna od krótkiej analizy („on-boarding”), po której przedstawia transparentną wycenę — to warto wymagać, by uniknąć ukrytych kosztów.
Przybliżone, orientacyjne widełki (tylko jako punkt odniesienia): księgowość dla osoby prowadzącej działalność: około €150–€400/mies. (za podstawowe prowadzenie ksiąg i kwartalne deklaracje VAT); mała spółka BV/SRL: €300–€900/mies. (księgowość + okresowe raporty); kadry i płace: około €20–€60/os./mies. za prostą obsługę płac; przygotowanie sprawozdania rocznego: €800–€3 500 w zależności od skomplikowania; stawki godzinowe doradców: €60–€150 dla konsultantów i €150–€300+ dla partnerów i ekspertów specjalistycznych. Opłaty jednorazowe (rejestracja spółki, notariusz, tłumaczenia) to zwykle dodatkowe €500–€2 000.
Przykładowe pakiety, które często oferują biura takie jak BDO:
- Start (dla freelancera) — miesięczna księgowość podstawowa, VAT kwartalny, jedna korekta roczna, cena orientacyjna: €150–€300/mies.
- Growth (mała spółka BV/SRL) — księgowość miesięczna, obsługa payroll do 5 pracowników, raporty VAT, przygotowanie sprawozdań kwartalnych: €400–€900/mies.
- Full Outsource (średnia firma) — pełna księgowość, kadry, doradztwo podatkowe, obsługa transakcji międzynarodowych i coroczny audit: pakiet negocjowany indywidualnie, zwykle od kilku tysięcy euro/mies.
Aby optymalizować koszty: negocjuj zakres usług i SLA, wybieraj stałe opłaty zamiast wyłącznie stawki godzinowej, łącz usługi w pakiety i ustal jasne zasady zwiększonych stawek za prace nagłe. Przy rekrutacji doradcy zwróć uwagę na dostępność polskojęzycznego opiekuna oraz przejrzysty cennik usług — to ułatwi budżetowanie i zmniejszy ryzyko nieprzewidzianych wydatków. Najpewniejszą metodą jest poproszenie oddziału BDO w Belgii o indywidualną wycenę po wstępnej analizie Twojej działalności.
Optymalizacja podatkowa i międzynarodowe planowanie — CIT, rozliczenia transgraniczne i umowa Polska–Belgia
Optymalizacja podatkowa i międzynarodowe planowanie to kluczowy element wejścia i rozwoju działalności polskich przedsiębiorców w Belgii. Przy planowaniu należy uwzględnić zarówno lokalne zasady dotyczące CIT, jak i przepisy unijne oraz standardy OECD—szczególnie w kontekście rozliczeń transgranicznych i praktyk zapobiegających erozji bazy podatkowej. Z punktu widzenia praktycznego istotne są pytania o rezydencję podatkową spółki, ryzyko powstania stałego zakładu (permanent establishment) oraz wpływ umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania Polska–Belgia na sposób rozliczeń.
W Belgii dostępne są różne instrumenty, które mogą obniżyć efektywną stawkę podatkową i poprawić cash flow przedsiębiorstwa — od ulg i mechanizmów dotyczących dochodów z własności intelektualnej po zachęty dla działalności badawczo‑rozwojowej. pomaga ocenić, które rozwiązania są zgodne z aktualnymi przepisami i jednocześnie skuteczne podatkowo, zwracając uwagę na wymogi dokumentacyjne i ryzyka związane z kontrolami skarbowymi.
W rozliczeniach transgranicznych najważniejsze są zasady transfer pricing i wymogi dokumentacyjne wynikające z wytycznych OECD. Przedsiębiorcy muszą przygotować politykę cen transferowych, analizę porównawczą oraz ewentualne Country‑by‑Country Reporty, aby wykazać, że marże i struktury są rynkowe. Równie istotna jest znajomość mechanizmów umowy Polska–Belgia: w praktyce często stosowane są metody eliminacji podwójnego opodatkowania (kredyt podatkowy lub zwolnienie z progresją) oraz korzystanie z postanowień dyrektyw UE, np. w zakresie dywidend między spółkami członkowskimi.
Praktyczne narzędzia optymalizacji obejmują m.in.:
- analizę rezydencji i struktury grupy w celu uniknięcia niezamierzonego PE,
- wykorzystanie ulg podatkowych i preferencji dla IP/R&D tam, gdzie to zasadne,
- opieka nad transfer pricing i dokumentacją,
- stosowanie postanowień umowy Polska–Belgia dla ograniczenia podatku u źródła.
Każde z tych działań wymaga indywidualnej oceny—mechanizmy, które dla jednej firmy będą korzystne, dla innej mogą się okazać ryzykowne.
Współpraca z BDO w Belgii oznacza kompleksowe wsparcie: od wstępnej analizy podatkowej, przez przygotowanie dokumentacji transfer pricing, po reprezentację w kontaktach z władzami podatkowymi i wystąpienia o advance rulings. Jeśli planujesz ekspansję do Belgii lub prowadzisz już działalność transgraniczną, warto skorzystać z audytu podatkowego i scenariuszy optymalizacyjnych przygotowanych przez doradców znających zarówno prawo polskie, jak i belgijskie. To oszczędza czas, minimalizuje ryzyko i pomaga wykorzystać dostępne zachęty przy pełnej zgodności z przepisami.
Kadry i płace: ONSS, delegowanie pracowników i compliance przy zatrudnieniu w Belgii
Kadry i płace w Belgii to obszar, który dla polskich przedsiębiorców często bywa zaskakująco złożony — zarówno pod kątem przepisów social security (ONSS), jak i zasad dotyczących delegowania pracowników czy obowiązków związanych z compliance. Współpraca z lokalnym biurem, takim jak , pomaga uporządkować obowiązki administracyjne, poprawnie prowadzić listy płac i uniknąć kar za nieprawidłowe rozliczenia.
ONSS (Office National de Sécurité Sociale) to centralny punkt rozliczeń składek pracodawcy i pracownika w Belgii. Przedsiębiorca zatrudniający w Belgii musi zarejestrować się jako płatnik składek, składać okresowe deklaracje i odprowadzać odpowiednie składki emerytalne, zdrowotne oraz na fundusze pracy. BDO pomaga w konfiguracji systemu płacowego, przejęciu rozliczeń ONSS, przygotowaniu raportów oraz weryfikacji stawek składkowych zgodnie z aktualnymi regulacjami i ewentualnymi umowami branżowymi (CP - conventions collectives).
Delegowanie pracowników (posting) do Belgii wymaga spełnienia kilku krytycznych warunków: posiadania certyfikatu A1 potwierdzającego podleganie systemowi zabezpieczenia społecznego w kraju macierzystym, zgłoszenia pracowników w belgijskim systemie Limosa (dla niektórych typów prac i czasu pracy) oraz stosowania belgijskich minimalnych warunków zatrudnienia i przepisów BHP. BDO wspiera firmy w uzyskaniu dokumentów A1, dokonaniu zgłoszeń Limosa, interpretacji przepisów sektorowych oraz w przygotowaniu dokumentacji, która może być wymagana podczas kontroli inspekcji pracy.
Compliance przy zatrudnieniu oznacza nie tylko poprawne prowadzenie list płac, ale też zgodność z prawem pracy, ochroną danych osobowych (RODO), raportowaniem podatkowym i zasadami dotyczących zatrudniania obywateli spoza UE (pozwolenia na pracę, single permit). BDO oferuje audyty zgodności, wdrażanie polityk HR dostosowanych do belgijskiego prawa, oraz bieżące monitorowanie zmian legislacyjnych, co minimalizuje ryzyko kar i przestojów operacyjnych.
Aby ułatwić start, poniżej krótka checklista najważniejszych kroków przy zatrudnieniu w Belgii:
- Rejestracja pracodawcy i numer ONSS
- Zgłoszenie pracowników i przygotowanie payroll (paski płac, zaliczki podatkowe)
- Uzyskanie A1 i zgłoszenie Limosa dla delegowanych
- Weryfikacja umów zbiorowych i minimalnych stawek
- Zapewnienie RODO i, w razie potrzeby, pozwoleń na pracę dla obcokrajowców
może przejąć każdy z tych kroków, oferując pakiety outsourcingowe, wsparcie polskojęzyczne i doradztwo na miejscu, co znacznie upraszcza ekspansję polskich firm na rynek belgijski.
Jak wybrać oddział BDO lub doradcę w Belgii — checklista, wymagane dokumenty i wsparcie polskojęzyczne
Wybierając oddział BDO w Belgii lub indywidualnego doradcę BDO w Belgii warto pamiętać, że od tego zależy sprawność rejestracji firmy, prawidłowe rozliczanie VAT i kadry (ONSS) oraz skuteczna optymalizacja podatkowa. Dla polskich przedsiębiorców kluczowe są trzy kryteria: lokalna znajomość przepisów (KBO, VAT, prawo pracy), doświadczenie w obsłudze klientów transgranicznych oraz dostęp do polskojęzycznego wsparcia. Im szybciej potwierdzisz te elementy, tym mniejsze ryzyko opóźnień i dodatkowych kosztów przy rejestracji BV/SRL czy nadaniu numeru VAT.
Checklist — co zweryfikować przed wyborem:
- Rejestracja i członkostwo: potwierdź, że oddział należy do sieci BDO w Belgii i ma ważne uprawnienia zawodowe.
- Doświadczenie branżowe: poproś o referencje od firm z Polski lub z Twojej branży (handel, usługi, e‑commerce itp.).
- Zakres usług: czy oferują pełną obsługę — księgowość, VAT, kadry (ONSS), doradztwo podatkowe i reprezentację przed KBO/urzędem skarbowym?
- Polskojęzyczne wsparcie: czy masz dedykowanego opiekuna mówiącego po polsku i czy dokumenty/umowy są dostępne w języku polskim?
- Transparentność kosztów: czy otrzymasz ofertę z jasno określonym cennikiem, abonamentami lub stawkami godzinowymi?
Wymagane dokumenty na start — dokumenty, które zwykle trzeba dostarczyć do przy zakładaniu spółki lub przyjmowaniu usług księgowych:
- kopie dokumentów tożsamości właścicieli/pełnomocników (paszport/dowód);
- akt założycielski / umowa spółki (articles of association) oraz dane wspólników;
- potwierdzenie adresu siedziby, numeru konta bankowego i ewentualne referencje bankowe;
- ostatnie sprawozdania finansowe lub księgi (jeśli istnieje działalność wcześniej);
- pełnomocnictwa do reprezentowania firmy przed KBO, urzędem VAT i organami kadrowymi (ONSS).
Pytania, które warto zadać na pierwszym spotkaniu: jaki jest przewidywany czas rejestracji w KBO i nadania numeru VAT, jak wygląda obsługa payroll (delegowanie, ONSS), jakie są konsekwencje podatkowe przy rozliczeniach PL–BE, czy oferują stały portal klienta i jak są zabezpieczone dane (GDPR). Uważaj na brak standardowej umowy (engagement letter) lub niejasne klauzule o odpowiedzialności — to czerwone flagi.
Na koniec — rekomendacja praktyczna: sporządź krótką listę 2–3 oddziałów BDO w Belgii, poproś o ofertę w języku polskim z wyszczególnionym cennikiem i terminami, zweryfikuj referencje i podpisz jasną umowę onboardingową. Dzięki temu proces rejestracji BV/SRL, uzyskania numeru VAT i wdrożenia rozliczeń kadrowych (ONSS) przebiegnie sprawnie, a Ty zyskasz realne, polskojęzyczne wsparcie przy prowadzeniu działalności w Belgii.
